Referat Organizacyjny

Kierownik Referatu – mgr Renata Ciemny

Referat znajduje w budynku Urzędu Gminy w Trzcinicy na parterze.

W skład Referatu wchodzą następujące stanowiska pracy:
– Sekretarz Gminy, który jest jednocześnie kierownikiem Referatu Organizacyjnego
– stanowisko ds. kultury, promocji i spraw organizacyjnych – Anna Rosielewska,
– stanowisko ds. działalności gospodarczej, kadr i zdrowia – Katarzyna Parzonka,
– stanowisko ds. obsługi kancelaryjnej, oświaty i promocji, – Magdalena Siwa,

– stanowisko ds. funduszy pomocowych, kultury, sportu – Katarzyna Kuboszek,

– stanowisko ds. wojskowych, obronnych, obrony cywilnej oraz obsługi informatycznej – Roman Jokiel,
– sprzątaczka.

Referat organizacyjny prowadzi sprawy z zakresu:
1) zadań zleconych związanych z wyborami:
a) do sejmu i senatu,
b) wyborów prezydenckich,
c) do rady gminy, rady powiatu, sejmiku województwa wielkopolskiego,
d) do izb rolniczych,
e) różnego typu referendów.
2) zadań stałych Referatu należy w szczególności:
a) w zakresie obsługi Rady Gminy:
– zapewnienie właściwych warunków obradowania sesji,
– czuwanie nad prawidłowym przygotowaniem projektów uchwał Rady Gminy,
– sporządzanie protokołów z sesji,
– prowadzenie rejestru uchwał Rady Gminy, czuwanie nad ich terminową realizacją oraz przekazywanie w ustawowym terminie uchwał Wojewodzie oraz Regionalnej Izbie Obrachunkowej,
– prowadzenie rejestru wniosków i interpelacji radnych oraz czuwanie nad ich prawidłowym załatwianiem,
– prowadzenie rejestru skarg kierowanych do Przewodniczącego Rady Gminy,
– terminowe wysyłanie radnym zaproszeń i materiałów na sesje,
b) w zakresie obsługi komisji Rady Gminy, a w szczególności:
– wykonywanie niezbędnych czynności związanych z przygotowaniem posiedzeń komisji oraz przygotowaniem materiałów na posiedzenia,
– sporządzanie protokołów z posiedzeń komisji i prowadzenie rejestru wniosków komisji,
– tworzenie radnym Rady Gminy właściwych warunków wykonywania mandatu szczególnie w działalności w środowisku wiejskim, organizowanie spotkań z wyborcami, współdziałanie z organami samorządu mieszkańców wsi oraz organizowanie szkolenia radnych,
– prowadzenie korespondencji spraw dotyczących Rady Gminy i jej organów,
c) w zakresie obsługi samorządów mieszkańców wsi, a w szczególności:
– pomoc przy przeprowadzaniu wyborów rad sołeckich i sołtysów,
– udzielanie pomocy przy organizowaniu zebrań samorządowych,
d) w zakresie obsługi kancelaryjno – technicznej:
– prowadzenie archiwum zakładowego,
– prowadzenie spraw dotyczących ochrony przeciwpożarowej,
– rozliczanie paliwa i utrzymanie w gotowości wozów bojowych,
– organizacja i nadzór nad obowiązkowymi szkoleniami i badaniami członków jednostek OSP na terenie Gminy,
– rozliczanie remontów ,napraw , zakupu sprzętu przeciwpożarowego, itp.
– prowadzenie bieżących spraw dotyczących działalności jednostek OSP na terenie
Gminy,
e) w zakresie działalności gospodarczej :
– ewidencjonowanie działalności gospodarczej,
– przygotowywanie projektów zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przeznaczonych do spożycia na miejscu lub poza miejscem sprzedaży,
– przygotowanie projektów uchwał dotyczących liczby punktów sprzedaży napojów alkoholowych zawierających powyżej 4,5 % alkoholu ( z wyjątkiem piwa) przeznaczonych do spożycia poza miejscem sprzedaży,
– przygotowanie projektów uchwał dotyczących zasad usytuowania na terenie Gminy miejsc sprzedaży napojów alkoholowych oraz realizacja przyjętych uchwał,
– współpraca z przewoźnikiem odnośnie koordynacji kursów oraz utrzymania przystanków na terenie Gminy,
– przygotowywanie do wydania koncesji na transport samochodowy, prowadzenie ewidencji w tym zakresie,
f) w zakresie profilaktyki i ochrony zdrowia :
– zapewnienie właściwego przebiegu akcji profilaktycznych i zdrowotnych w szczególności szczepień ochronnych i kontrolnych badań radiologicznych,
– współdziałanie z organizacjami pozarządowymi na terenie Gminy w zakresie ochrony zdrowia,
g) w zakresie turystyki i sportu :
– realizacja przepisów ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych, w związku z organizowaniem imprez sportowych,
– organizacja imprez sportowych w Gminie Trzcinica,
– współdziałanie z organizacjami pozarządowymi na terenie Gminy Trzcinica, w zakresie turystyki i sportu,
– współpraca z zespołami szkół w zakresie upowszechniania turystyki i sportu,
– wspomaganie pod względem organizacyjnym wszelkich inicjatyw mieszkańców Gminy w zakresie turystyki i sportu,
– ogłaszanie otwartego konkursu ofert na realizację zadań publicznych przez organizacje pozarządowe,
g) obsługa administracyjno – biurowa Gminnej Rady Sportu,
h) w zakresie obsługi kancelaryjnej i sekretariatu Urzędu:
– zaopatrzenie Urzędu w materiały biurowe i kancelaryjne,
– przyjmowanie ,wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu
– obsługa interesantów,
– prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz rejestru rachunków i faktur
– prowadzenie rejestru Zarządzeń, Upoważnień i Pełnomocnictw wydawanych przez Wójta Gminy,
– prowadzenie rejestru delegacji służbowych, wyjść służbowych i wyjść prywatnych pracowników Urzędu,
– organizowanie spotkań Wójta i przyjęć petentów,
i) w zakresie spraw obsługi informatycznej Urzędu Gminy:
– sprawowanie obsługi informatycznej w Urzędzie Gminy,
– inwentaryzacja zasobów informatycznych i sprzętu komputerowego,
– zapewnienie bezpieczeństwa przechowywanych danych ,
– monitorowanie stanu bezpieczeństwa zbiorów informatycznych w Urzędzie,
– konserwacja sprzętu komputerowego,
– aktualizacja i wdrażanie oprogramowania,
– prowadzenie profilaktyki antywirusowej,
– wykonywanie zadań zastępcy administratora bezpieczeństwa informacji oraz administratora systemu teleinformatycznego Urzędu Gminy Trzcinica,
– realizacja zadań wynikających z ustaw :
– o podpisie elektronicznym,
– o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz innych ustaw i rozporządzeń dotyczących informatyzacji,
– tworzenie i przechowywanie kopii bazy danych,
– kompletowanie i przechowywanie dokumentacji dotyczącej programów komputerowych, sprzętu komputerowego, zakupy sprzętu komputerowego, utylizacja sprzętu nie nadającego się do dalszego użytku,
– wdrażanie programu dotyczącego elektronicznego obiegu dokumentów, podpisu elektronicznego , itp.
– prowadzenie i aktualizacja BIP Urzędu Gminy,
– prowadzenie rejestru informacji publicznej Urzędu Gminy i dokumentacji związanej z udostępnianiem informacji publicznej,
j) w zakresie spraw wojskowych, obronnych i obrony cywilnej:
– planowanie działalności w zakresie realizacji zadań obrony cywilnej gminy,
– prowadzenie akcji kurierskiej,
– prowadzenie spraw z zakresu spraw wojskowych i obrony cywilnej w tym:
przygotowanie do realizacji zadań wynikających z planu funkcjonowania Gminy w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa Państwa, prowadzenie akcji kurierskiej, realizacja zadań wynikających z przepisów ustawy o powszechnym obowiązku obrony, sporządzanie kart realizacji zadań operacyjnych i realizacja zadań związanych z planem realizacyjnym, prowadzenie dokumentacji i przeprowadzanie postępowania administracyjnego w sprawach świadczeń na rzecz obrony, realizacja zadań w zakresie przygotowania organu na stanowisku kierowania, prowadzenie spraw wojskowych , współdziałanie z organami wojskowymi, zakwaterowania sił zbrojnych, prowadzenie spraw związanych z zakresem kwalifikacji (rejestracją przedpoborowych,
przygotowaniem i przeprowadzeniem poboru), prowadzenie spraw związanych z tworzeniem formacji obrony cywilnej, przygotowanie ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny, prowadzenie spraw dotyczących obrony cywilnej i innych spraw obronnych określonych odrębnymi przepisami w tym między innymi działania systemu powszechnego ostrzegania i alarmowania oraz wykrywania skażeń , organizowania i prowadzenia rozśrodkowania ludności, przygotowanie do działania formacji obrony cywilnej, koordynacja i realizacja przedsięwzięć z udziałem sił i środków obrony cywilnej w akcjach zapobiegania i likwidacji klęsk żywiołowych, prowadzenie dokumentacji oraz koordynacja zadań związanych ze stałym dyżurem na potrzeby Wójta,
– zastępstwo Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Trzcinicy w czasie jego nieobecności,
– wykonywanie czynności z zakresu ochrony przeciwpożarowej i ewakuacji pracowników, zgodnie z przepisami o ochronie przeciwpożarowej- stosownie do zapisu art. 2091 Kodeksu pracy,
– elektroniczne przekazywanie do biura informacji gospodarczej – informacji gospodarczych dotyczących dłużników alimentacyjnych opracowanych przez Gminny Ośrodek Pomocy
Społecznej w Trzcinicy, na zasadach określonych w ustawie z dnia 14.02.2003r. o udostępnieniu informacji gospodarczych,
k) w zakresie oświaty :
– realizacja przepisów ustawy o systemie oświaty i o systemie informacji oświatowej,
– przygotowywanie projektów uchwał dotyczących realizacji zadań oświatowych przez Gminę,
– wstępne opiniowanie projektów organizacyjnych szkół i przedszkoli,
– realizacja przepisów ustawy Karta Nauczyciela – opracowywanie projektów regulaminu wynagradzania, planu dofinansowania doskonalenia zawodowego oraz innych ustaw w zakresie oświaty,
– współpraca z dyrektorami Zespołów Szkół, związkami zawodowymi, Kuratorium Oświaty i Ministerstwem Edukacji Narodowej
– opracowanie zbiorcze analizy, oceny i zarządzania ryzykiem na podstawie materiałów przygotowanych przez dyrektorów jednostek podległych,
– nadzór nad dowozem uczniów do szkół w tym do Zespołu Szkół Specjalnych,
– sporządzanie sprawozdań w zakresie oświaty,
– współpraca w realizacji konkursów ogólnoszkolnych,
– koordynacja realizacji zadań Gminy z zakresu prowadzenia oświaty, opieki przedszkolnej oraz opieki nad dziećmi do lat 3,
l) w zakresie kultury i funduszy pomocowych :
– organizacja imprez kulturalnych w gminie Trzcinica jak dożynki gminne dni Gminy Trzcinica, itp.,
– nadzór nad Biblioteką Gminną Publiczną w Trzcinicy,
– przedkładanie Wójtowi oceny ryzyka w zakresie kultury i sztuki na podstawie materiałów przygotowanych przez Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Trzcinicy i na podstawie materiałów własnych,
– współpraca z zespołami szkół w zakresie upowszechniania kultury.
– organizowanie wszechstronnej edukacji kulturalnej społeczeństwa oraz upowszechniania kultury.
– wspomaganie pod względem organizacyjnym wszelkich inicjatyw środowisk mieszkańców Gminy w zakresie kultury.
– koordynacja, nadzór i przygotowanie uroczystości gminnych,
– prowadzenie spraw związanych z wypoczynkiem dzieci i młodzieży, świetlic środowiskowych, siłowni i innych form rekreacji,
– realizacja przepisów ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych w związku z organizacją imprez kulturalnych.
– pozyskiwanie środków funduszy pomocowych tzw. miękkich z Unii Europejskiej oraz z innych źródeł – przygotowywanie wniosków, nadzór nad realizacją, rozliczanie otrzymanych funduszy z wyłączeniem funduszy na remonty, modernizacje i inwestycje,
ł) w zakresie promocji:
– współpraca z mediami,
– współpraca z zagranicą,
– przygotowywanie informacji do publikacji na stronie internetowej Gminy,
m) w zakresie kadr:
– prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników Urzędu wraz ze sporządzaniem umów o pracę,
– organizowanie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników,
– przygotowywanie dokumentów i materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,
– zapewnienie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,
– przygotowywanie dokumentów związanych ze stosunkiem pracy,
– prowadzenie spraw dotyczących zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
– prowadzenie ewidencji czasu pracy,
– sporządzanie sprawozdań w zakresie czasu pracy pracowników, zatrudnienia, itp.
– współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy,
– prowadzenie spraw związanych z realizacją praktyk zawodowych uczniów,
n) w zakresie pozostałych spraw:
– realizacja przepisów ustawy o pożytku publicznym i wolontariacie oraz prawa o stowarzyszeniach,
– utrzymanie czystości w pomieszczeniach Urzędu i wokół budynków.